Inviamo e riceviamo tante e-mail. Ma cosa fa di e-mail una e-mail efficace?

Una e-mail dovrebbe:

• avere chiari i destinatari;
• avere un titolo semplice ed intuitivo, ovvero riportare in sintesi il contenuto dell’e-mail;
• pesare poco;
• avere un contenuto di facile lettura e comprensione;
• essere facilmente ricercabile dal programma (client) di posta usato, una volta ricevuta.

Il mittente

Nel caso in cui sul nostro programma di posta fossero configurati più utenti di posta (account), scegliamo innanzi tutto il “mittente” più consono al destinatario della e-mail.

Per esempio se sul programma di posta ho configurato l’indirizzo di posta del lavoro ed il personale, e devo scrivere ad un collega di lavoro, uso l’indirizzo di lavoro.

Se, sempre a questo collega, devo invece inviare una e-mail non inerente al lavoro, sarebbe indicato usare il proprio indirizzo di posta personale, magari inviandola al suo personale.

I destinatari

I destinatari di posta si dividono in:

• “A” o “To”: il vero, o i veri, destinatari di posta;
• “Cc” (“Copia conoscenza” o “Carbon copy”): il destinatario informato, a cui non è direttamente rivolto il contenuto della e-mail;
• “Ccn” o “Bcc” (“Copia conoscenza nascosta” o “Blind carbon copy”): il destinatario fantasma, nessuno degli altri destinatari sa che è stato incluso come destinatario della e-mail.

Devo scrivere al mio collega Luca: metto come destinatario di posta l’indirizzo di Luca.

Devo scrivere al mio collega Luca informando il suo project manger: metto come destinatario di posta Luca ed in “Cc” il suo project manager.

Devo scrivere a Luca, informando il suo project manager ed avvisando il mio, senza che gli altri lo sappiano: metto come destinatario di posta l’indirizzo di Luca, in “Cc” il suo project manager ed in “Ccn” il mio project manager.

Nel caso in cui ci siano molti destinatari, per capire come vadano suddivisi, ci si può aiutare con queste semplici domande:

• Da quali persone aspetto risposta? Vanno inserite come destinatario semplice “A”;
• Quali persone devono essere avvisate, senza però sentirsi in obbligo di risposta? Vanno inserite come “Cc”;
• Quali persone devono essere avvisate senza che nessuno lo sappia? Vanno inserite come “Ccn”.

Il titolo (o oggetto)

Il titolo di una e-mail deve rappresentare con una semplice frase quanto riportato nel contenuto. Questo cattura l’attenzione e, un domani, sarà più semplice ricercare tale e-mail.

Generalmente è sconsigliato mettere come titolo “Ciao”, o “immagine”, o “.”, o addirittura lasciarlo vuoto. Chi riceve l’e-mail non ne intuisce il contenuto e potrebbe sottovalutarne l’importanza o la necessità di una tempestiva risposta.

Anche nel caso d’invio di un allegato è cosa buona e giusta mettere come titolo dell’e-mail una sintetica, brevissima, minimale descrizione di quanto si sta inviando.

Per esempio: invito Luca a bere un aperitivo dopo lavoro. Potrei intitolare la e-mail “Aperitivo dopo lavoro”, se la intitolassi solo “Ciao” potrebbe intendere che lo saluto e ci si vede domani.

Per esempio: invio di un logo al grafico. Potrei intitolare la e-mail. “Logo di XYZ”. Se la intitolassi solo “immagine” potrebbe intendere che dentro ci sia un’immagine umoristica ed addirittura aspettare di essere solo (per non farsi scoprire a cazzeggiare) prima di aprirla.

Per esempio: devo indire una riunione per l’andamento aziendale. Potrei intitolare l’email con “Andamento aziendale – Ore 17 del 05/11, presso sala riunioni due”. Chiaro, semplice e conciso. Cattura molto più l’attenzione di un semplice “riunione”.

Peggio ancora se lasciassi l’oggetto della e-mail vuoto…

All’interno di una e-mail

All’interno di e-mail troviamo:

• Il corpo del messaggio o contenuto (può essere “testo puro” o “HTML”)
• I saluti
• La firma
• Gli allegati

Il contenuto

Il contenuto deve essere di semplice e chiara lettura.

Si inizia sempre con “saluto” + “titolo della persona” + “cognome/nome” + “,”.

In una e-mail formale un esempio potrebbe essere “Buongiorno dott. Rossi,”. In una e-mail informale si omette il titolo “Ciao Mario,”.

Ricordarsi di scrivere senza alternare il “lei” ed il “tu”. In una e-mail formale si usa sempre dare del “lei”. L’uso del “tu”, come nella comunicazione formale verbale, è segno di maleducazione.

Scrivere frasi semplici, corte senza forme subordinate, aiuta la comprensione del contenuto.

Va seguito l’andamento logico o cronologico di quanto si vuole dire.

Al termine di una e-mail andrebbe indicata come ultima frase, una frase che riassuma quanto si vuole esprimere o quanto si vuole chiedere e ci si aspetta come risposta.

Esempio:

Ciao Mario,

ho sentito Luca e Gianni per il calcetto di sabato. Dicono che per loro è un problema venire.

Senza Luca e Gianni la partita salta.

Conosci qualcuno che vorrebbe giocare al loro posto?

Testo puro o HTML?

I programmi di posta permettono di scrivere il contenuto della e-mail in due formati: “testo puro” e “HTML”.

Il formato “testo puro” (alle volte indicato anche come “testo” o “solo testo”) non permette di mettere “abbellimenti” al testo. Non permette il grassetto, il corsivo, il sottolineato, testo grande, testo piccolo, elenchi puntati, colori ed inserimento d’immagini all’interno del testo.

Il formato “HTML” permette di formattare il testo ed inserire immagini all’interno del testo.

Il primo “pesa” meno e viene letto correttamente da tutti i programmi di posta. Il secondo “pesa” di più e l’e-mail potrebbe essere visualizzata in maniera diversa da come la si era formattata. Con il formato “HTML” è più probabile che l’e-mail venga identificata come spam e quindi non venga letta dal destinatario.

Personalmente uso ed incoraggio l’uso del formato “testo puro”. È universalmente leggibile e si hanno poche probabilità che l’e-mail venga considerata spam.

Non trovo necessario l’uso del grassetto, del corsivo e della sottolineatura.

Per gli elenchi puntati uso il carattere “-” (meno) o inizio la riga con “1.”, “2.”, ecc…

Ciao Mario,

per fare la torta ti occorrono:

– farina
– zucchero
– burro
– lievito

I saluti

Dopo il contenuto si lascia una riga vuota e  si scrive un saluto formale o informale relativamente al contenuto.

Alla fine del saluto è buona norma riportare il proprio nome anche se presente nella firma alla fine della e-mail.

Formale:

 

Distinti saluti,
Andrea Boscolo

Informale:

 

Buona giornata,
Andrea

La firma

La firma, per una facile identificazione, va divisa dal resto del messaggio.

Nel caso di “testo puro” si usa mettere prima “–“.

Nel caso di formato “HTML” la firma ha colore e dimensioni diverse dal resto del testo.

Nella firma vanno messi i propri riferimenti: personali nel caso si stia usando una account personale, aziendali se si usa un account aziendale.

Nei riferimenti personali evitare di mettere il telefono dell’ufficio se non si vuole essere disturbati durante il lavoro da persone non inerenti alla propria attività lavorativa.

Viceversa, nei riferimenti aziendali evitare di mettere i propri recapiti strettamente personali. Indirizzo di casa (se non combacia con l’ubicazione del posto di lavoro), url del proprio account Facebook con le foto della comunione della figlia, sono cose da omettere.

Nella firma aziendale non dimenticare di scrivere accanto al nome il titolo personale “dott.”. “ing.” ecc… Questo evita imbarazzi a chi vi scrive sul titolo personale da usare mentre si rivolge a voi.

Esempio di firma informale:

—
Andrea “Gabbon” Boscolo
E-mail: aboscolo77@gmail.com
Cell: 338 15 40040
Facebook: http://fb.com/aboscolo77

Dio benedica la birra.

Esempio di firma formale ed aziendale:

—
Andrea Boscolo · Q-gin S.n.c.
Mob. +39 3381540040 · E-mail: andrea@q-gin.it · Skype aboscolo77

Q-gin S.n.c.
Via San Marco 1761/B, 30015 Chioggia (VE), Italy
E-mail info@q-gin.it · Web http://www.q-gin.it
P.IVA 04093080275

Gli allegati

Gli allegati di una e-mail non dovrebbero “pesare” tanto altrimenti si rischia di:

• aspettare un sacco di tempo per inviare l’e-mail
• vedersi rifiutato l’invio dell’e-mail
• vedersi rifiutata la ricezione dell’e-mail
• creare disagi a chi riceve l’e-mail

Diciamo che al giorno d’oggi, con gli standard adottati da chi gestisce la posta e dalle connessioni ad Internet che abitualmente si usano, un limite massimo di un allegato, o la somma totale degli allegati che si vogliono spedire, è di 5MB.

Se si necessita di inviare dei file che pesano di più si possono utilizzare:

• le proprie gambe consegnando una chiavetta USB (approfittando dell’occassione per prendere un caffè con il destinatario)
• posta “fisica” spedendo un CD o un DVD
• utilizzare servizi di terze parti quali Dropbox o Bigfiles.

Esempio di e-mail

Buongiorno caro lettore,

spero che la lettura di questo articolo sia stata chiara e semplice.

Se hai dei suggerimenti non esitare a contattarmi.

Buona giornata,
Andrea

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Andrea “Gabbon” Boscolo
E-mail: aboscolo77@gmail.com
Cell: 338 15 40040
Facebook: http://fb.com/aboscolo77